Из-за карантина, который теперь точно продлится ближайшее время, тормозятся многие бизнес-процессы, отменяются и переносятся сотни тысяч мероприятий. Компания Codenrock рассказывает о том, зачем проводить онлайн-мероприятия, как продолжать решать задачи компании с помощью проведения подобных ивентов и о том, что нужно для их организации. В конце также даем полезные инструменты для организации таких мероприятий и делимся своими кейсами проведенных мероприятий.
Содержание статьи:
1. Зачем проводить онлайн-мероприятия?
2. Плюсы перехода в онлайн
3. Этапы и полезные инструменты для организации
4. Кейсы проведенных мероприятий
Мировая пандемия, кроме бизнеса авиаперевозок, ресторанов и туризма, также ударила по event-индустрии. Как проводить мероприятия, когда все сидят на карантине? Многие терпят большие потери и убытки в это время. Мы несколько лет успешно проводили мероприятия в IT-сфере и тоже столкнулись с ситуацией, которая происходит в мире. Компанию, которая проводит офлайн события пришлось заморозить на неопределённый срок.
Сохраняется надежда на открытие сезона в начале лета, но пока нет ясности по тому, как будет развиваться ситуация, и непонятно, что может измениться в индустрии офлайн-мероприятий. Вернутся ли они в прежнее положение, будут ли нужны вообще в ближайшее время? Размышляя на тему, как же нам сохранить компанию и выстоять в условиях рынка, мы нашли решение в возможности перевести некоторые форматы мероприятий в онлайн.
Многие конференции, митапы и другие IT-мероприятия уже перестроились и начали проводиться в онлайн-формате. В современных условиях это кажется достаточно хорошей альтернативой, которая может решать те же самые цели и задачи.
Зачем проводить онлайн-мероприятия?
Чтобы разобраться в том, зачем необходимо проводить онлайн-мероприятия, надо понять, какие же форматы можно перевести в онлайн.
- Конференции и митапы. Здесь все просто: послушать доклады и пообщаться собираются все заинтересованные в обозначенной теме.
- Профессиональные конкурсы. Участники соревнуются в решении заданий из их профессионального поля деятельности, а жюри голосуют и выставляют оценки за представленные работы.
- Чемпионаты, турниры, хакатоны. Проводятся компаниями для объединения талантливых участников, которые предлагают решения поставленных задач.
- Мероприятия для поиска идей и проектов для бизнеса. Различные конкурсы проектов и акселераторы, которые направлены на сбор новых идей, решающих реальные проблемы бизнеса.
- Квизы. Интересные тесты для профессионалов, желающих проверить свою квалификацию.
- Бизнес-семинары. Нетворкинг с помощью видеоконференций.
- Тренинги. Учимся чему-то новому и тренируем свои навыки.
- Презентации продукта. Собираем большую аудиторию, которая заинтересована в продукте.
- Выставки. Можно проводить с помощью создания нескольких виртуальных комнат, куда могут подключаться участники и смотреть, что же там происходит.
Имея представление о форматах мероприятий, можно поговорить о том, какие проблемы они могут решать и какие цели они помогут достичь.
Компания может быть заинтересована в продвижении и взаимодействии на рынке (внешние цели) и в поддержке, развитии и обучении сотрудников (внутренние цели).
Внешние мероприятия решают следующие задачи:
- Изучение своих пользователей, покупателей, аудитории на рынке;
- Продвижение и популяризация бренда компании;
- Продажа услуг с помощью обучающих вебинаров с вовлекающими механиками;
- Поиск идей и решений для бизнеса;
- Рекрутинг талантов;
- Взаимодействие со студентами путем найма на стажировки.
Внутренние мероприятия помогают в решении задач:
- Обучения и развития собственных сотрудников;
- Тимбилдинг, поддержание духа внутри компании;
- Поиск идей и решений для бизнеса среди сотрудников компании;
- Вовлечение сотрудников в рабочие процессы.
У компаний все равно остаются все эти цели, требующие достижения, единственное меняются способы и инструменты. Пока одни пережидают кризис, другие ищут новые ниши и конкурентные преимущества с помощью онлайн-мероприятий. Чтобы продолжать вести свою деятельность на рынке, необходимо продолжать его изучение с учетом появившейся специфики. Получение знаний в новой области поможет усилить свои компетенции и продвинуться вперед.
Многие компании продолжают проводить внутренние и внешние мероприятия, чтобы не переставать укреплять свой бренд, еще больше популяризировать свои услуги и не останавливать подбор персонала.
Плюсы перехода в онлайн
Теперь, когда вы уже знаете, какие проблемы помогают решать мероприятия, поговорим о плюсах проведения этих мероприятий в онлайн-формате.
- Требуется меньший бюджет на проведение онлайн-мероприятия. Сокращение бюджета при использовании онлайн-формата обусловлено тем, что у вас сразу убираются строки в смете за аренду площадки, фото и видео, печать раздаточных материалов, изготовление мерч-продукции и организации питания участников.
- Привлечение гораздо большего количества людей. Онлайн-формат позволяет пригласить очень много участников, поскольку вы не ограничены физическими параметрами площадки. К тому же, чем больше участников, тем больше интересных решений и проектов вы можете получить.
- Возможность проводить международные мероприятия. Вы можете собрать людей со всего мира, привлечь коллег и спикеров из других стран, поскольку такой формат снимает сложности с организацией перелетов и размещения участников.
- Повышение интеллектуального качества мероприятия. Когда участники находятся в комфортных и привычных для себя условиях, они могут гораздо лучше сконцентрироваться на задачах и выдавать более крутые решения.
- Участие в мероприятиях без отрыва от своих дел. Можно участвовать в конкурсах, вебинарах и подключаться к эфиру, даже не выходя со своего рабочего места.
- Заработок в кризис. Проводя мероприятия в онлайне, вы все так же можете зарабатывать деньги (хотя бы какие-то), пока другие просто ждут окончания ситуации.
- Сокращение времени на подготовку ивента. Оффлайн-мероприятия требуют большого количества шагов и работы с подрядчиками: поиск и аренда подходящей площадки, трансфер, кейтеринг, устранение проблем всевозможных проблем (например, отключилось электричество, не вовремя приехал спикер и т.п.), тогда как онлайн-формат позволяет избежать всего этого.
- Упрощение процесса сбора аудитории. Когда участнику никуда не нужно ехать, отказываться от других своих дел и планов, чтобы посетить мероприятие, а можно просто запустить трансляцию, то становится гораздо проще собрать аудиторию.
- Привлечение к другим активностям. Чтобы привлечь участников к другим ивентам, стажировкам и вакансиям компании, можно просто включить их в рассылку и сделать специальные объявления на сайте мероприятия.
- Приватность процесса. Не всем нравятся шумные незнакомые места, очереди и большие скопления людей, а удобство домашней обстановки и уюта мотивируют участников быть более общительными и раскрепощенными.
Этапы и полезные инструменты для организации
Этапы при организации онлайн-мероприятия перекликаются с организацией оффлайн-мероприятия, но количество все же меньше, поскольку не нужно обеспечивать расположение, питание, фото- и видеосъемку, мерч и др.
Если вы решили проводить онлайн-ивент, то следующие шаги помогут вам сориентироваться и ничего не упустить.
- Продумать формат и деловую программу.
- Выбрать онлайн-площадку для проведения мероприятия.
- Создать лендинг и выстроить рекламную кампанию.
- Протестировать площадку вместе со спикерами и командой.
- Продумать и включить в процесс вовлекающие механики для работы с участниками мероприятия.
- Настроить все рассылки и уведомления участников, спикеров, партнеров.
- Пригласить партнеров, согласовать бонусы для участников.
- Составить четкий тайминг для команды и прописать все роли.
- Провести финальную проверку как со стороны участников, так и со стороны организаторов/спикеров. Дать участникам инструкции по работе с сервисом.
- Найти классного модератора (ведущего).
- Не забыть отправить благодарности/сертификаты за участие в мероприятии и полезные материалы, а также ссылку на ваши будущие мероприятия.
Какие инструменты могут помочь в осуществлении всех этих пунктов?
- Конструктор сайтов – нашей команде, например, очень нравится Tilda.
- Решения для вебинаров: Zoom, Skype, Webinar.ru, Discord, eTutorium, GoToMeeting, Proficonf, WebEx.
- Система рассылок: Sendpulse, Unisender, Mailchimp, Getresponse.
- Чат для общения с участниками и командой: многие инструменты имеют внутренние чаты, но можно воспользоваться мессенджерами вроде Telegram’а, а для корпоративного общения используйте Slack.
- Чат-боты для поддержки пользователей.
- Управление задачами: Trello, Glip, Microsoft Teams.
Бывает, конечно, что использовать все эти инструменты по отдельности довольно сложно, поскольку отсутствует взаимная интеграция. Информация может теряться, разные сервисы могут давать разные сбои, и держать все это в голове довольно сложно. Но чтобы не загружать ваше ментальное пространство и полностью нести ответственность за учет всех-всех пунктов, создаются платформы для проведения IT-ивентов.
Пример функционала платформы для проведения мероприятий.
Кейсы проведенных мероприятий
Чтобы проиллюстрировать все вышесказанное, предлагаем вам два кейса онлайн-мероприятий, проведенных нашей командой. Первый хакатон решал внешние задачи компании, а второй идеатон помог с решением внутренних задач компании.
1. Хакатон для международной компании Aramco Upstream Solutions Technathon 2019
О компании:
О компании:
Aramco Innovations — исследовательский центр национальной нефтяной компании Саудовской Аравии Saudi Aramco, мирового лидера в области энергетики и петрохимии. Московское подразделение центра занимается научными разработками в сферах искусственного интеллекта, больших данных, машинного обучения и наноматериалов.
Цифры:
- 3305 просмотров события
- 292 регистрации на мероприятия
- 131 участник, 32 команды
- 5 задач, 63 решения
Цели:
- Привлечь талантливых российских специалистов к разработке инновационных решений для нефтегазовой отрасли;
- Найти потенциальных кандидатов, готовых присоединиться к команде Aramco Innovations.
Для достижения поставленных целей наша команда организовала трёхдневный технатон, в рамках которого командам было предложено разработать и представить проекты, которые бы решали конкретные задач компании с помощью технологий искусственного интеллекта, машинного обучения и интернета вещей.
Все этапы работы с командами были проведены на базе платформы Codenrock. Мы создали страницу технатона, на которой размещались анонс и баннер события, таймлайн, положение о мероприятии с правилами конкурса и форму регистрации. Участники объединялись в команды и назначали капитана, общались с командой в чате, загружали решения и голосовали за лучшие, по их мнению, проекты.
2. Идеатон для сотрудников агрохолдинга «Идея 2020»
Цифры:
- 1711 просмотров события
- 291 регистрация на мероприятия
- 146 участников, 35 команд
- 6 задач, 130 решений
Цели мероприятия:
- Дать возможность талантливым сотрудникам проявить себя;
- Найти инновационные идеи для решения актуальных задач компании.
Мы организовали внутренний идеатон «Идея-2020» — командный конкурс проектов, направленный на разработку идей по улучшению бизнес-процессов в агрохолдинге.
На Codenrock была создана отдельная страница мероприятия, на которой сотрудники компании, желающие принять участие в конкурсе, могли найти всю необходимую информацию и зарегистрироваться.
Было разработано шесть направлений конкурса для предложения проектов, подготовлены обучающие материалы по использованию платформы для загрузки идей, а также организована круглосуточная техническая поддержка для участников идеатона.
Во время конкурса все участники объединялись в команды, общались с организаторами и членами своей команды, загружали идеи и прорабатывали их, а потом голосовали за лучшие идеи и решения.
В итоге команды разработали 32 готовых проекта, которые в дальнейшем были использованы для оптимизации процессов на всех производственных площадках в отдельных подразделениях компании. Мероприятие способствовало сплочению коллектива и развитию кросс-функционального взаимодействия в разных городах присутствия.
Происходящие за окном события не должны быть поводом для отказа от мероприятий. Вы можете принести больше пользы вашей аудитории, клиентам и компании, если продолжите проводить и организовывать мероприятия, но уже в новом онлайн формате. Выжимайте возможности по максимуму, используя все преимущества и инструменты.
