Как организовать офлайн и онлайн-хакатон

Мы уже много раз рассказывали о хакатонах: форматах и целях проведения, преимуществах, пользе и результатах. Большое количество материалов по теме есть в нашем блоге. В этой статье хотим «освежить память» и рассказать, как проводить хакатоны в 2022 году. Материал будет полезен и тем, кто уже проводил подобные ивенты, и тем, кто только собирается окунуться в мир хакатонов.

Что такое хакатон?

Хакатон — это соревнование, на котором участники в одиночку или в составе команды решают задачу заказчика за ограниченный промежуток времени: от создания прототипов приложений и веб-сервисов до обучения моделей.

💡 Задачи на хакатонах называются треками.

Как правило, на хакатон приглашают разработчиков, программистов, дизайнеров, маркетологов, менеджеров и других специалистов в IT-сфере. Это могут быть как начинающие студенты, так и опытные Senior-специалисты. 

Хакатон может длиться несколько часов, дней или недель, но принятый популярный стандарт ограничивается двумя выходными днями.

🚀 Codenrock — онлайн платформа для хакатонов. Свяжитесь с нами сегодня, мы поможем настроить все процессы в организации вашего мероприятия.

Зачем проводить хакатон?

Несколько основных пунктов, которые помогают понять, как хакатон может помочь компании:

Привлечение кадров в компанию после хакатона 🤝

Хакатоны притягивают таланты и моделируют ситуацию, где участники чувствуют себя частью компании. На ивентах происходят нестандартные ситуации, которые невозможно спрогнозировать на обычном собеседовании. Также можно увидеть, как поведут себя потенциальные сотрудники в стрессовых и ограниченных во времени ситуациях, и, самое главное, понять уровень навыков участников.

☝️ Хакатоны сокращают время на подбор и экономят бюджет, помогая компаниям найти нужного кандидата всего лишь за одни выходные. Кейс: хакатон Ramaxization от Ramax Group.

Повышение узнаваемости бренда 📣

Хакатон — это громкий инфоповод, который привлекает внимание не только самих участников хакатона, но еще и журналистов, конкурентов, потенциальных клиентов. Операторы хакатонов плотно работают над продвижением и коммуницируют с профессиональными сообществами, вузами, другими организациями, тем самым расширяя круг осведомленных о деятельности компании.

Развитие продуктов или услуг ⚙️

Возможность посмотреть с различных точек зрения на актуальные задачи по развитию продуктов или услуг компании. После хакатона можно получить несколько отличных прототипов с огромным потенциалом. Развивать и «допиливать» решения можно уже после хакатона.

Поиск инновационных идей 💡

Хакатон справляется со сложной частью инновационного процесса — от поиска идеи до технического воплощения. После хакатона у организатора всегда «на руках» инновационное решение проблемы рынка и, кроме того, подходящая, проверенная команда для проекта.

👍 Посмотрите пример организации хакатона VTBxMGNT. Наглядный кейс того, как идеи получили возможность превратиться в пилоты внутри компаний.

Как организовать офлайн-хакатон

Пошаговая инструкция по организации хакатона:

1. Определите цели хакатона

Перечитайте предыдущие абзацы и определитесь с основными целями хакатона. Задавайте себе вопросы: Какие проблемы необходимо решить? Что необходимо создать? Что необходимо модернизировать? 

2. Определитесь с задачами и целевой аудиторией

Здесь важно описать задачи, которые участники будут решать на мероприятии. Исходя из этих задач, можно понять каких специалистов необходимо пригласить. Специализации, стеки и уровень подготовки (Junior, Middle, Senior) — необходимо расписать полный портрет участника хакатона.

3. Спланируйте бюджет мероприятия, составьте и согласуйте смету

Подумайте о количестве участников, способах привлечения, концепции, дизайне, о месте проведения хакатона, о логистике, технических моментах, фотографе, видеографе, мерче и питании на хакатоне.

🚀 Бесплатный курс по организации хакатона

4. Выберите дату проведения хакатона

Запланируйте хакатон на те дни, когда участники будут свободны. Планируйте выходные дни, но будьте осторожны с праздниками и зимними каникулами. Посмотрите, нет ли похожих хакатонов в эти дни.

5. Выберите подходящее место для проведения хакатона

Выберите большое открытое место, в котором есть необходимое количество мебели, проекторов. Убедитесь, что в помещении можно провести мероприятие вашего масштаба с учётом мест для отдыха и кейтеринга.

6. Подумайте над призами, мерчем и кейтерингом

Стандартный призовой фонд хакатона — от 100 000+ рублей на трек (не забывайте про налоги). Помните, что призовой фонд — это важный, но не решающий фактор при принятии решения участия в хакатоне. Мотивацию придают интересные задачи, возможность познакомиться и поработать с экспертами компании организатора.

Мотивации придаёт ещё и память об участии в ивенте. Стикерпаки, футболки, худи, свитшоты, welcome-наборы, сертификаты — прекрасные «артефакты», добытые в процессе решения задач хакатона. 

Не забывайте покормить участников. Сладости и фрукты для интенсивной работы мозга и перекусов. Стандартные наборы: завтраки, обеды и ужины, постоянный доступ к воде, чаю, кофе. Учитывайте вкусовые предпочтения, добавляйте вегетарианское и веганское меню.

7. Подготовьте медиаплан и анонс хакатона

Email-рассылки, работа с тематическими сообществами в социальных сетях и мессенджерах, добавление мероприятий в СМИ и сайты с IT-календарями, таргетированная реклама, контекстная реклама. Составьте список инструментов и релевантных сообществ

8. Разработайте фирменный стиль и дизайн хакатона. Подготовьте сайт и форму для заявок

Не бойтесь креатива, помните о современных тенденциях в дизайне. Подготовьте все текстовые и графические материалы для рекламы и PR, не забывайте про размеры и форматы. Создайте сайт или страничку хакатона с формой для заявок.

☝️ Мы рекомендуем использовать платформу Codenrock со всеми необходимыми инструментами для хакатона. Конструктор страницы, анкеты, механики для работы с участниками — всё есть на Codenrock.

9. Определите критерии оценки проектов хакатона, найдите экспертов и судей

Уровень технических решений, наличие прототипа, дизайн и многое другое. Подробнее о критериях можно прочитать в нашем руководстве здесь.

10. Запустите рекламную кампанию по набору участников

Убедитесь, что всё готово и оставьте время на сбор количество заявок. Заложите на привлечение месяц до старта хакатона.

11. Промодерируйте участников

Составьте списки команд и одиночных участников. Помогите одиночным участникам найти или сформировать команду.

12. Планируйте комфорт и удобства

• Логистика и парковочные места;
• Убедитесь, что еды и воды хватит на всё время проведения хакатона;
• Убедитесь, что на месте проведения хакатона стабильный рабочий интернет и электричество, достаточно розеток, удлинителей и бесперебойников (не забывайте про аптечки, пожарную безопасность, меры защиты от противоправных действий);
• Создайте дружескую и весёлую атмосферу, чтобы участникам было комфортно;
• Проводите митапы и Q/A-сессии.

13.  Проведите хакатон и наградите участников

Несколько часов интенсивной работы с голосованием. Организаторы вводят участников и команды в курс дела. Команды знакомятся друг с другом, задачей, компанией-организатором и её сотрудниками. Менторы курируют команды, эксперты выставляют оценки по критериям. Участники защищают (питчат) лучшие решения перед членами жюри. 

В конце хакатона всех ждёт церемония награждения победителей с чеками.

14. Подведите итоги хакатона, напишите о результатах

Расскажите, как прошло мероприятие, сколько собрали участников, кто вышел победителем. 

15. Продолжите работать с участниками

Не бросайте коммуникацию с участниками. Впереди ещё несколько завершающих этапов:

• выплата призовых;
• проведение собеседований после хакатона;
• запуск пилотов победителей после хакатона.

Плюсы офлайн-хакатона:

• Живая коммуникация между участниками и компанией-организатором;
• Атмосфера офлайн-мероприятия; 

Организация хакатона ресурсоёмкий процесс. Свяжитесь с нами и мы поможем вам организовать и провести хакатон на высшем уровне.

Бонус:

Как организовать онлайн-хакатон

Теперь поговорим про онлайн-хакатон. Некоторые моменты организации онлайн-хакатона пересекаются с офлайн организацией, но мы всё равно опишем полный путь, а чуть позже расскажем про плюсы и минусы онлайн и офлайн хакатонов.

1. Описать цели хакатона

Здесь, как с офлайн-хакатоном. Определитесь, зачем вам проводить хакатон. 

2. Придумать задачи и определить целевую аудиторию

Подумайте над задачами для хакатона и какой портрет участников вы хотите видеть на онлайн-хакатоне.

3. Спланировать бюджет и составить смету

В онлайн-хакатоне будет меньше затрат, так как не нужно арендовать помещение, заказывать транспорт, нанимать людей. 

4. Выбрать инструменты для организации онлайн-хакатона или платформу

Если вы организовываете онлайн-хактаон самостоятельно, то без базового набора инструментов вам не обойтись. Ниже приведём список того, что необходимо и самые популярные сервисы:

• Создать лендинг или сайт хакатона – Tilda;
• Создать форму для хакатона – тут вам могут помочь google или yandex формы;
• Проведение видеозвонков, церемоний открытия и награждения и других важных событий: Zoom;
• Трансляция – Youtube, группа VK;
• Чат хакатона – Telegram;
• Критерии оценки, бронирование чек-поинтов – сервисы google doc и google sheet;

Как видите, пунктов много, а организация онлайн-хакатона очень ответственный и трудоёмкий процесс.Но можно пойти лёгким путём использовать онлайн-платформу для проведения хакатонов Codenrock. Все необходимые сервисы мы интегрировали в платформу. Более того, платформа обладает функционалом для успешного проведения Machine Learning / Data Science — хакатонов и других соревнований для разработчиков.

5. Утвердить призовой фонд и мерч

В онлайн-хакатоне минимальный размер призового фонда не меняется. 

Для того, чтобы участники и команды получили мерч — необходимо организовать доставку или пригласить в офис компании, где вы сможете передать всё лично в руки.

6. Промокоды на еду

Еда важна для участников хакатона. Для онлайна нет необходимости в организации кейтеринга, вместо него можно договориться и закупить промокоды на еду у крупных сервисов доставки. Организатору лишь нужно выбрать номинал промокодов, их количество и разослать участникам во время онлайн-хакатона.

7. Подготовить анонс и медиаплан

В случае онлайн-хакатона география участников не ограничивается одним городом. В данном случае необходимо найти все каналы, где находится потенциальная аудитория и подготовить текстовые анонсы. 

8. Разработать фирменный стиль и дизайн хакатона

Подготовить графические материалы для лендинга или сайта, рекламных кампаний, рассылок и партнёров. 

9. Создать сайт и форму онлайн-хакатона

Мы обсуждали ранее, что свой хакатон можно организовать и провести полностью на Codenrock.

10. Определить критерии оценки проектов хакатона, найдите экспертов и судей

Здесь всё, как в организации офлайн-хакатона. Подробнее о критериях можно прочитать в нашем руководстве здесь.

11. Запустить рекламную кампанию

Начните собирать заявки за 3-4 недели до хакатона.

12. Промодерировать участников

Свяжитесь с участниками и утвердите их участие на онлайн-хакатоне.

13. Проведите репетицию

Проверьте работоспособность всех устройств со стороны организаторов. Проведите репетицию открытия и других важных событий онлайн-хакатона.

14. Проведите хакатон и наградите участников

Вся работа и нетворгинг проходят в онлайне. Не забудьте пригласить кураторов, которые будут помогать и командам, и организаторам вовремя: проводить встречи и сдавать решения.

Проведите голосование и наградите лучших участников хакатона

🔥 Голосование можно проводить на платформе Codenrock 

15. Подведите итоги хакатона, напишите о результатах

Осветите все результаты хакатона: воронка хакатона, какие решения оказались лучшими, кто вышел победителем.

16. Работа с участниками

Данный этап важен в любом формате. Продолжайте общаться с участниками онлайн-хакатона. Оплатите участникам призовые, организуйте доставку мерча, если есть такая необходимость, пригласите на собеседование и начните реализацию лучших проектов.

На платформе Codenrock прошло больше 350 онлайн-хакатонов и соревнований для IT-специалистов. Свяжитесь с нами и мы поможем организовать и провести хакатон на платформе Codenrock.

Плюсы онлайн-хакатона:

• Меньше затрат на организацию;
• Отсутствие ограничения локацией (не нужно куда-то ехать);
• Большее количество заявок из-за отсутствия ограничений в географии;

Бонус:

Как организовать онлайн-хакатон
(краткий чек-лист)

1. Описать цели хакатона

2. Придумать задачи и определить целевую аудиторию

4. Выбрать платформу для хакатонов со всеми необходимыми инструментами Codenrock

5. Утвердить призовой фонд и мерч

6. Подготовить промокоды на еду

7. Подготовить анонс и медиаплан

8. Разработать фирменный стиль и дизайн хакатона

9. Создать сайт и форму онлайн-хакатона

10. Определить критерии оценки проектов хакатона, найти экспертов и судей

11. Запустить рекламную кампанию

12. Промодерировать учатсников

13. Провести репетицию и проверить трансляцию

14. Провести онлайн-хакатон и наградить участников

15. Подвести итоги хакатона и написать о результатах

16. Продолжить работу с участниками

17. Провести собеседование с подходящими участниками онлайн-хакатона

18. Запустить проекты участников

20. Получить изумительный кейс

Итог

Хакатоны — это эффективный способ найма, генерации идей и запуска новых продуктов. Главное отличие организации хакатонов в 2022 году от предыдущих лет: количество офлайн и онлайн-хакатонов продолжает расти, а в новом году их будет ещё больше. Не упустите возможность и начните организацию уже сейчас. Вы можете выбрать любой формат: онлайн, офлайн или гибридный.